淺談『個人電子資料之管理』（一）

『資料』對於現代人來說已經不是不足或缺乏了，而是大量到無從抉擇，無從管理。除了從圖書館、報章、期刊、雜誌、辭典等傳統媒介獲得相關資訊，現今的人更習慣從網路等虛擬媒體檢索自己所需要的資訊。這類資料量之大是人類歷史上所謂見過的，而所產生的問題也是人們所未曾遇見的。

本文的關懷不是討論資訊對社會各個層面的影響，而是討論『個人電子資料之管理』的必要性。吾以為：實體的資料管理完全可以借助圖書館學的方法來進行，困難管理的是虛擬的電子資料。相信在現今的社會中，大部分人至少會擁有一台或以上的個人電腦（智慧型電話也可算在其中），而裡頭存有不少的資料、軟體。不知大家是否有不知將資料存放何處和不記得曾安裝過那類的軟體？自己倒是再多次遇到這類的問題。在痛定思痛之下，思索電子資料的管理技巧與處理態度。

根據自己的觀察，身邊大部分的人對於檔案管理不重視，覺得這是枝微末節的事情。然而，無獨有偶的是一些自己非常欣賞的學者都能夠將個人電腦中的資料管理做得非常好。經過多年的觀察和操作，發覺到此雖為小道，卻是易學難精。若某人能夠將資料管理的思維跟自己的研究和生活結合，此人的思維必是有邏輯。換句話說，資料管理做得不甚好的人，時間管理大概也做得不太好。在下就是這樣一個活生生的例子！因此，自己透過將資料管理落實到生活中，藉以讓自己學習。

余以為，虛擬資料的管理方法與實體資料的管理方法是有所差別的。由於現在大家都存有海量的資料在自己的電腦中，所以一定要花心思在認真思考自己的資料管理，否則就應了『無法開啓自身寶藏』的那句話。試想想，我們從網路和身邊的人那裡複製了一堆資料到自己的電腦中，卻因為不知道如何管理和應用，這豈不是件無奈的事情嗎？

我們不僅要會蒐集資料，還要學習道如何管理資料。否則，不僅浪費了蒐集資料的精力，也浪費了不少的硬碟空間。既浪費時間，也浪費空間和金錢。試想想，我們堆了一堆硬碟，卻隨著歲月的漂移而忘記了什麼影碟裡面有什麼資料。最後，這些硬碟將成為食之無味，棄之可惜的雞肋。

透過有效的資料管理，我們能夠將大量的資料變成知識。另外，透過良好的資料管理，我們在創造和學習知識上能夠節省很多功夫，就如同廚師將廚房收拾乾淨，要作出不同的菜色是非常快的。好的廚師一定會有自己整理廚房的方法，而且也會有自己的風格。對於研究者來說，資料就像食材，個人電腦就是廚房，而我們每個人都是廚師。

余以為，每個人都會有自己管理資料的方法，不能全然複製別人的那套。然而，資料管理卻還是有些準則和概念是相同的。因此，自己打算拋磚引玉，將個人的經驗提出來跟諸公分享，希望能夠讓大家注意到資料管理的重要性，也能夠在互相切磋的狀況下讓自己成長。為此，本人將會將自己畢業呈現『佛學研究之資料管理與資源檢索工作坊 』和自己在杜正民老師課堂上學習到的經驗，寫一系列的文章。